von der Projektgruppe Kommunikation und Information:
Jana Radolf Uschi Schomacher Mirko Hönig

Arbeitszeit selbst gestalten -
individuell und im Team Wunschvorstellung oder Realität

Arbeitszeitplanung im Workshop de  Physiotherapie

Seit April 1999 entwickeln und organisieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Wicker-Klinik ein partnerschaftliches Arbeitszeitsystem. Dazu fanden bisher Informationsveranstaltungen und Workshops für einzelne Projektgruppen, statt. Das Projekt Mobilzeit steht auf unterschiedlichen Säulen, um die sich jeweils eine Gruppe von interessierten Mitarbeiter/innen aus den verschiedensten Abteilungen, wie z. B. Therapeut/innen, Ärzte/innen, Pflegedienst und Betriebsrat, kümmern. Bis zum jetzigen Zeitpunkt sind 5 Projektgruppen tätig, die folgende Aufgaben bearbeiteten: Eine Projektgruppe ist für das Belegungsmanagement zuständig. Hierbei geht es um die lang-, mittel- und kurzfristige Planung und Steuerung der Belegung. Wichtig ist es, Flexibilität zu erhalten und trotzdem für die Mitarbeiter/innen eine gewisse Planungssicherheit zu gewährleisten. Eine andere Projektgruppe erstellte verbindliche Leitfäden für eine Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung, so dass das Arbeitszeitkontingent bedarfsgerechter auf die einzelnen Wochen eines Jahres verteilt wird. Grundlage ist die Planungsautonomie in den Abteilungen. Dadurch wird die qualitativ sehr gute und kontinuierliche Betreuung unserer Patienten trotz schwankender Belegung gesichert. Ein System zur budgetgerechten Therapieplanung, unter Berücksichtigung einer Bedarfsorientierten Verteilung von Therapien, entwickelte eine weitere Projektgruppe. Die formale Steuerung erfolgt über verschiedene Kennzahlen, wie „Therapie- und Pflegestufe (TUPS)“, „Therapieintensitätsstufe (TIS)“ und einen therapeutischen Fokus, die u. a. abhängig sind von Diagnose und Schweregrad der Erkrankung. Die Kommunikation und Information der Mitarbeiter/innen im Haus und der einzelnen Projekte ist ebenfalls durch eine Arbeitsgruppe gewährleistet. Mit der Entwicklung von Anreizstrukturen, die die Mitarbeiter/innen motivieren, sich aktiv am flexiblen Arbeitszeitmodell zu beteiligen, beschäftigt sich derzeit die vierte Projektgruppe.

Bei der Erstellung des Anreizsystems wird auf folgende Faktoren Wert gelegt:

• Es soll attraktiv und gerecht für die Mitarbeiter/innen sein.
• Es soll für alle Abteilungen gleich und unkompliziert in der Handhabung sein.
• Es soll wirksam sein, d.h. die verschiedenen Interessen so steuern, dass alle Beteiligten Vorteile aus diesem System ziehen können.

Ein weiteres Projekt, um das sich der Betriebsrat der Klinik kümmert, ist die Verankerung des Arbeitszeitsystems, mit dem Ziel hierüber eine Betriebsvereinbarung zu schließen.

Die Umsetzung der Planung und Steuerung erfolgt Computer gestützt:

„Das Programm „Flexi-Tool“ wurde gemeinsam mit Herrn Hanfstängl von der Fa. Fauth-Herkner speziell für unsere Klinik und zunächst für die Therapieabteilungen entwickelt und für die Pflegeabteilungen angepasst. Es ist ein Instrument bzw. ‚Werkzeug‘ basierend auf einer Excel-Datei., mit deren Hilfe die einzelnen Abteilungen die flexiblen Arbeitszeiten planen und berechnen können, sowohl als Vorplanung für den Zeitraum eines Kalenderjahres als auch für den kurzfristigen und aktuellen Bedarf. Enthalten sind:

1. alle wichtigen Werte und Zahlen für die Ermittlung des Arbeitszeitbedarfs, z.B. Belegungszahlen und festgelegte Zeitwerte die man für den Patienten benötigt.
2. alle erforderlichen Angaben zur Ermittlung des Arbeitszeitangebotes, d.h. Werte und Angaben aller abteilungszugehörigen Mitarbeiter wie vertragliche Wochenarbeitsstunden., notwendige Zeiten für organisatorische Aufgaben, individuelle Angebote für die sog. variablen Standardarbeitszeiten.
3. Beide Budgets werden verknüpft, es errechnet sich je Kalenderwoche eine Gesamtstundenzahl der Abteilung, die erforderlich ist, um alle Patienten nach unseren festgelegten Zeitwerten versorgen zu können. Nach diesen Werten wird dann der Personaleinsatz geplant.

„Mobilzeit ist ein neuer Name für eine Arbeitszeitgestaltung die zum großen Teil früher schon gemacht wurde - nämlich flexibel zu arbeiten. Mit dem Unterschied, dass wir zwar flexibel gearbeitet haben, um den Arbeitsanforderungen gerecht zu werden, aber alles nur sehr kurzfristig geschah. Der neue Name Mobilzeit steht für ein ganzes System rund um Arbeitsgestaltung/ -management. Der Vorteil liegt in der langfristigen Vorplanung, der Anpassbarkeit an individuelle Möglichkeiten, der Steuerungsmöglichkeiten in der Belegungsplanung und der Festlegung von budgetgerechter Therapie planung. In meiner Abteilung, der Physiotherapie, kann ich deutlich Entlastung spüren. In unserer Klinik ist leider noch immer Misstrauen und Angst verbreitet, vor dem „Phantom Mobilzeit“, auch verständlich. Und die Vorstellung, Arbeitszeit selbst gestalten zu können - individuell und im Team - ist scheinbar sehr fremd,“ so Petra Michel-Prenzel, Stellvertretende Abteilungsleiterin der Abteilung für Physiotherapie.	Der Betriebsrat sieht die Entwicklung des Projektes als einen langwierigen und komplexen Prozess. Sehr positiv ist zu erleben, dass es im Vergleich zu früher verbesserte Planungszahlen gibt, an denen alle Anhalt nehmen können. Auch positiv wirken sich die Vorarbeiten aus, so dass auch Tätigkeiten wie Dokumentation, Besprechungen, Fortbildungen und Abteilungsorganisation mit Zeitwerten erfasst werden. Der Betriebsrat sieht folgende Stärken des Mobilzeitmodells: Belegungsplanung und -management sind besser als in der Vergangenheit. Arbeitsbedarf und -angebot sind frühzeitig sichtbar. Klarheit für den Einzelnen in Bezug auf Mehr- oder Minderarbeit. Ausreichender Planungsvorlauf. Sicherheit, dass nach Abstimmung im Team der Urlaub zu den gewünschten Zeiten genommen werden kann. Der/ die MitarbeiterIn werden nicht mehr überfordert. Einige Sachverhalte werden noch bis zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung zu klären sein. Vor Abschluss dieses Prozesses können wir noch nicht von Nachteilen sprechen.	Christoph Costabel, stellvertretender Abteilungsleiter der Ergotherapie äußerte, dass das Mobilzeitsystem mit seiner Fülle von Regeln und Normen, sowie all seinen Steuerungsmöglichkeiten in der bereits beschriebenen Form sehr komplex ist. Zum jetzigen Zeitpunkt erfordert das Projekt noch recht viel Arbeit und Organisation. Die Ergebnisse der Projektgruppen zeigen aber, dass nach einer Gewöhnungs- und Übergangsphase das Mobilzeit-System sicher übersichtlicher und somit für alle Mitarbeiter transparenter wird. Aus der Vielfalt der Faktoren und Werte, die wir für die einzelnen Aspekte des Projektes erstellt haben, zieht Costabel eine positive Bilanz. Denn das Zeit- und Stellenbudget wird in Zukunft noch schneller und besser planbar sein. Das heißt: ändert sich unsere Patientenklientel, so können wir effektiv und sicher reagieren, um weiterhin den Anforderungen der Kostenträger gerecht zu werden. Der große Nutzen aus diesem Projekt werden wir als Mitarbeiter ziehen können, denn langfristig wird es noch einfacher werden, Beruf mit Freizeit zu verbinden.
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